はじめに
今回の記事は、急な出張に備えて準備しておきたいことをテーマに書きます。
急な出張があると思われます。
はじめての出張で何を準備していいか分からないものです。
いざ出張するとなると、時間に追われ慌ててしまいます。
打ち合わせ用の書類・ホテルの予約など、他にやる業務が多く、荷物の準備に手が付かないことも。
前もって準備しておくと、慌てずに出張に行けるようになります。
私がエンジニア時代の頃、国内の工場への出張が多く、初めの頃は大変でした。
本記事では、慌てず、出張で準備しておきたいものについて書いていきます。
国内出張で必要な準備について
はじめに荷物で必要なものを書きます。
荷物で必要なものリスト
・手持ちの荷物を運ぶスーツケース
・スーツケース内の小分けするポーチ類
など
これらのものを前もって準備しておくとよいでしょう。
出張に限らず、国内旅行にも使えるので用意しておいても損はありません。
手持ちの荷物を運ぶスーツケースについて
スーツケースは何を買ったらいいか悩みます。
スーツケース選びで必要なポイントとして
キャリーバックを選ぶポイント
・サイズ
・材料・形状
・色
など
があげられます。
選ぶポイントの詳細について解説します。
スーツケースのサイズについて
サイズについては、機内に持ち込めるサイズを考えておきましょう。
３辺の合計サイズが115cmになる36Lの大きさがオススメです。
移動手段は飛行機に限らず、電車・新幹線を利用することも。
大きなサイズだと電車・新幹線内の棚に荷物が置けない可能性があります。
また、棚に入りきらず通行の妨げになる場合もあります。
入りきらない荷物は、あらかじめ出張先の事務所か宿泊先のホテルへ送るのがよいでしょう。
ヤマト運輸のホームページで荷物を手続きが可能です。
ヤマト運輸で荷物を送る 参照先：ヤマト運輸ホームページ荷物を送る
あらかじめ、情報を書いておくと手続きが楽になります。
受け取る側が困惑しないために連絡しておくとよいです。
スーツケースの材料・材質について
材料・材質はこだわりたいポイントの一つです。
耐久度を考慮して買うとよいです。
考慮するポイント
・スーツケースを使用する頻度
・スーツケースを使用する年月
・空港での荷物預け
など
特に気をつけたいのが空港の荷物を預けた時です。
コンベヤの機器を使用するので布製だと擦れるかもしれません。
また、使用頻度によってほころびが気になってしまいます。
オススメの素材は「ポリカーボネット：引用元：Wikipediayより」のものを選ぶとよいでしょう。
筆者も長年使っていますが、耐久性に優れた素材ですよ。
オススメするスーツケースについて
オススメするスーツケースについて解説します。
職場の人が使っていたもの、出張先でよく見かけたものからピックアップしました。
サムソナイト【SAMSONITE】のスーツケース
特にオススメしたいのがサムソナイト【SAMSONITE】のスーツケースです。
職場で使っている人も多いですよ。
空港でよく見かけるかと思い
楽天市場でも取り扱っています。
↓サムソナイト【SAMSONITE】スーツケースで検索できます。
耐久性に優れた素材、「ポリカーボネット」を使用したものを多く取り扱っています。
また、軽くて丈夫な点も魅力的です。
手荷物検査での「重量制限」を考えると、軽いスーツケースが便利です。
あらかじめ、航空会社のホームページで機内のお手荷物の重量・サイズについてを確認しておくとよいです。
JALお預けのお手荷物について：参照先：JAL国内線ホームページ
実際に触った感覚として、重さは軽く、キャスターもスムーズです。
また、傷にも強い構造になっています。
オススメのサムソナイト【SAMSONITE】のスーツケース
筆者がオススメしたいスーツケース
スーツケース内の荷物を小分けする必要について
スーツケース内の荷物を小分けする必要があります。
なぜなら、いかなる場合でも慌てなく対応できるからです。
慌てやすい場面として以下の内容があげられます。
慌てやすい場面について
・ホテルのチェックアウト
・空港の手荷物検査
・出張現場での帰宅日
など
慌てやすい場面について解説します。
ホテルのチェックアウトで慌てやすくなる
出張を終え帰宅日には荷物をまとめなければなりません。
特に慌てやすくなるのが、チェックアウト前の時間です。
整理されてると、荷物忘れが減ります。
また、小分けのポーチに下着、携帯アクセサリーなど、同じ種類のものをまとめるとよいでしょう。
小分けのポーチに分けることで作業がスムーズになります。
空港の手荷物検査で中身を確認するとき
空港の手荷物検査では、中身を確認される場合も考えられます。
散らかった状態だと、どこにあるのか分かりません。
また、出した荷物をまとめ直すこともあります。
空港の出発時刻に余裕がないときに慌てます。
確認する際に、同じ種類の小物をポーチに入れておくとスムーズに対応でるでしょう。
出張現場での帰宅日
出張現場での帰宅日はスムーズな対応が求められます。
チームで行動する場合、交通機関の時刻に合わせて行動しなければならないからです。
また、小分けされていないと、焦りやすくなり出張現場に忘れやすくなります。
特に気をつけたいのが、機密情報を記録したメディアです。
忘れた場合、会社の信用損失になりかねます。
メディア用のポーチを用意しておくと確認しやすくなります。
小分けしていると荷物まとめが楽にスムーズに対応できるでしょう。
スーツケース内の荷物を小分けしておきたいもの
スーツケース内で小分けしておきたいものについて解説します。
小分けしておきたいもの
・携帯アクセサリー
・衣類・下着類
・書類や資料
・電子記録メディアを入れるもの
・領収書・チケット類
・コスメ類
など
出張時に上記のものが主な荷物となります。
小分けをしておくと、あらゆる場面でスムーズに対応できます。
携帯アクセサリーの収納に便利なガジェットポーチ
必需品といえる携帯電話。
携帯電話のアクササリーは何かと多くなりがちです。
・充電ケーブル
・充電アダプター
など
これらを、まとめて整理しておくとよいでしょう。
耐衝撃のクッションがあるガジェットポーチがオススメです。
また、充電ケーブル用にマジックテープでまとめると絡みません。
カバンの中からさっと取り出したいときに便利です。
衣類・下着類の小分けについて
荷物で多いのが衣類・下着類です。
特に整理していない下着は使用したものと分からなくなる場合もあります。
また、長期出張の際に洗濯が欠かせません。
洗濯の際にスムーズに作業ができます。
小分けするポーチは、網目のメッシュタイプをオススメします。
中身が見え取り出すときに便利です。
パンツなどは、シャツに包んで見えないようにしておきましょう。
使用前の下着とランドリー用に分けておくとよいでしょう。
出張現場から帰り、夜はゆっくりとしたいものです。
書類や資料の小分けについて
出張現場で必要な書類・資料を小分けしておくとよいです。
現場に到着してから、担当者と打ち合わせがある場合があります。
整理していないと、急な対応に慌てるかもしれません。
チャック付きのクリアタイプのものを薦めします。
打ち合わせの際に、慌てずに用意できるように整理しておきましょう。
電子記録メディアを入れるもの
電子メディアは無くすと大変なことになります。
入れるケースは、定位置が分かるタイプのものがよいでしょう。
まとめて入れるケースもありますがおすすめできません。
なぜなら、無いことに気づきづらくなるからです。
定位置に収めるタイプだと電子メディアの有無がすぐに確認できます。
領収書・チケット類の収納に便利なパスポートケース
出張清算の時に必要な領収書。
まとめておくと作業が楽になります。
また、海外出張で会社が航空券を支給する場合も考えられます。
整理しておくと、空港のチェックインの際に慌てずに済みます。
オススメは、クリアポケット付きのパスポートケース。
クリアポケットがあると、種類別に小分けでき便利です。
急な海外出張、国内旅行にも使えるので持っておいて損はないでしょう。
筆者は無印のパスポートケースを愛用しています。
使いやすくて便利ですよ。
コスメ類・旅行用小物を入れるポーチ
何かと必要なコスメポーチです。
下記のものをコスメポーチに収納して携帯しておくとよいでしょう。
コスメポーチに入れるもの
・見出しなみを整えるもの
・化粧水
・ボディーソープ・シャンプー
・携帯用の薬
など
客先に赴く際に身だしなみは欠かせません。
鏡、爪切り、鼻毛を処理機、髭剃りなどを入れておくとよいでしょう。
また、ホテルでは、肌に合わないボディーソープがあるかもしれません。
普段使っているものを、小型のプラスチックに入れて携帯するとよいです。
また、忘れがちな薬があります。
急な体調不良があるかもしれません。
飲みの会も考えられます。
風邪薬、胃腸薬、二日酔いの薬を持っておくとよいです。
まとめ
本記事では、出張前に準備しておきたい物について解説しました。
急な出張はよくあることです。
前もって準備しておくと出張が楽になります。
また、国内旅行・帰省する際にも使えるので用意しておいても損はないです。
休日の休みの時に、用意しておくとよいでしょう。
スーツケース以外にも、荷物を整理する小分けするものを用意しておくとよいです。
空港の手荷物検査など、スムーズに対応できます。
快適な国内出張できることをお祈りしています。
